A importância de uma equipe de processos para sua empresa

 Sua empresa já implantou um departamento de processos? Vocês mapeiam e trabalham as Não Conformidades que identificam no dia a dia?

Muitas pessoas e empresas entendem que um departamento de processos é um custo desnecessário e que sua implantação não traria benefícios, apenas gastos.

Um departamento de processos é importante para padronizar e solidificar todas as ações, garantindo que os envolvidos executem as funções igualmente e facilitando para que todos entendam o começo e o fim dos processos e compreendam que se executar a atividade de uma forma diferente poderá, no futuro, prejudicar o trabalho do coleguinha de outro departamento, já que muitas vezes o processo começa em um departamento e termina em outro.

Caso ocorra um erro e o processo esteja mapeado, será mais fácil identificar em qual momento houve o erro e a causa raiz do problema, possibilitando que o erro seja solucionado através de treinamentos ou alterando o processo em si.

Outro ponto importante é que todos do departamento conheçam e saibam executar as atividades de outros membros da equipe, não precisa ter total domínio do assunto como a pessoa responsável tem, mas é de extrema importância que saiba executar o básico da atividade e entenda os principais e mais delicados pontos.

Isso ajudará a equipe quando surgir contratempos (e eles sempre surgem), um membro da equipe pode ficar doente e precisar ficar um período afastado, pode pedir desligamento da empresa e não ter tempo hábil para treinar um substituto, são várias as possibilidade de um membro da equipe se ausentar, então é de extrema importância que os colaboradores saibam executar as atividades um do outro. Tal conhecimento é fundamental para um líder não se torne refém de um funcionário.

Outros motivos para que sua empresa adote o processo de atividades imediatamente:

• Aumento da produtividade – desenhando todos os processos, possibilita a análise de cada atividade e consequentemente a redução de algumas ações que são repetitiva
s ou desnecessárias;

• Maior previsibilidade – As ações são realizadas com padronização e sem improvisos, então quando um colaborador estiver ausente outros terão condição de dar continuidade nas atividades sem maiores dificuldades;

E o mais importante, sem aceitação e apoio da diretoria e gerentes, um departamento de processos não tem sucesso. É necessário que todos tenham a mente aberta e aceitem mudanças, entendam que o departamento não é para criticar nem apontar erros de ninguém, ele é criado para trabalhar em conjunto com os demais departamentos de forma aumentar a produtividade, treinar os colaboradores e padroniza as atividades.