Modelos de Controle de Não Conformidade

 Não conformidades são resultados insatisfatórios de processos realizados, ou seja, quando algum procedimento não é executado da forma como deveria e não atende aos requisitos necessários.

Para que os processos não gerem NCs, as empresas adotam ferramentas de gestão de qualidade. Atualmente existem softwares que foram desenvolvidos especificamente para mapear e controlar as auditorias e possíveis NCs encontradas.

Vale ressaltar que não conformidade e defeito não são sinônimos e não devem ser tratados da mesma forma. Todo defeito é uma não conformidade, mas nem toda não conformidade é um defeito.

Para destacar, uma não conformidade é um processo com resultado fora do planejado, que não está atendendo todos os requisitos de forma completa. Já o defeito é o não atendimento de um ou mais requisitos do processo.

As não conformidades não devem ser vistas como algo negativo, mas sim como uma oportunidade de melhorar procedimentos, evoluir controles paralelos, reciclar a equipe através de treinamentos e otimizar o processo através da melhoria contínua.

Caso sua empresa opte por não contratar um software de gestão de qualidade, é possível realizar esse controle e acompanhamento através de planilhas.

Vocês podem montar a estrutura da planilha de acordo com as necessidades da empresa, mas aconselho que inicialmente contenha as seguintes informações:

• Data da Auditoria;
• Auditor: Colaborador responsável pela auditoria;
• Data da NC: Data em que ocorreu a NC;
• Processo: descrever o POP;
• Tipo de NC: Classificar se houve falha, falta de informação, falta de documento, falta de lançamento, etc.
• Detalhamento: Escrever de forma detalhada como gerou a NC;
• Responsável NC: Colaborador responsável pelo POP que gerou a NC;
• Área: Área de atuação do responsável NC;
• Informar se requer correção ou não;
• Data da devolução: Caso seja necessária correção, deverá ser informada a data em que o processo voltou para o colaborador responsável NC efetuar a correção;
• Data da correção: Data em que o colaborador responsável NC efetuou a correção;
• Causa provável: Inserir a causa raiz da NC;
• Plano de ação: Após analisar a causa raiz, deverá ser definido um plano de ação para que a NC não volte a acontecer no futuro e que o POP esteja em melhoria contínua;
• Status NC: Dispensa Correção, Corrigido ou Devolvido para Correção.

Com a base de dados estruturada, é possível analisar o Tipo de NC, a frequência que cada um deles acontece para que seja definida a melhor estratégia considerando os pontos de maior urgência.